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项目管理效率低下:沟通问题是罪魁祸首

时间:2018-11-30 09:21:26  来源:本站  作者:
公司

  设计行业市场越来越大,设计公司越来越多,却普遍面临着一个同样的难题:如何更有效的进行设计沟通,将客户、公司、员工有机的围绕着项目结合起来,今天就来谈一谈

  继续延续上两节关于设计项目管理的这个主题,下一节课我们会分享做项目管理的一些具体方法。

  今天是关于设计项目管理的最后一节课了,我们先回顾一下上一节课内容,给大家分享了三个设计流程:一、能否把问题拆成可落实的具体工作;二、为大家介绍了“四步骤”的解决方法论;三、针对设计流程介绍了WBS工作法。

  今天我们讲一下项目管理的第四个阶段——总结阶段,再跟大家做一些分享,我先从设计沟通这个角度给大家举几个例子。大家看到这张图,三角形的每一个角,在一个项目里面通常是这三方角色,第一个是客户,第二个是公司,第三个是员工,中间的是大家围绕着整个项目的一个流程。

  比方说,项目来了,你要排项目进度计划,但是绝大部分设计公司在安排项目进度时,很少会站在项目整体推进的角度上来考虑这个时间计划表,只关注甲方的截止时间,很少会反推一下这个截止时间合理么?

  讲到这里,我们这个行业的项目管理其实跟广告公司的管理模式有非常类似的一个地方。广告公司他们由营业担当(AE)来负责整个项目的一个协调,一般情况下营业担当负责把项目签进来,然后他再分配给创意,在广告公司里面真正有能力或者有决策权的,其实不是设计,而是营业担当,其实就是项目经理的这个角色,他负责内外的协调,推动整个项目的进程。

  我们几乎每个设计师,设计公司在做项目的过程中,都会抱怨客户提出的各种原因或者各种理由,打乱了我们原来的这个时间计划表,几乎每个项目都会碰到。其实这里面有两个问题的:

  第一个问题,就是你没有把甲方的活动计划加入到你的项目管理里面来。举个简单例子,碰到政府项目的时候,由于领导的时间不可控,为了迁就他导致整个进度被打乱。

  还有一个最主要的,到底谁是决策人,两个人的信息是否对称,关注点是否相同否则就会出现返工的现象,需要双方进行转换视角。有时候在做境外项目时候,时间计划的沟通肯定会体现出一个团队的专业水准。

  第二个造价投资,会在第一时间去了解这个项目的每平米造价的是多少?让对方直接把期望值说出来,对于过低要求会很客气的说:按照我们服务标准,现有的造价是不能满足这个要求的,其实他也是站在客户的角度上去考虑的,看似也是很坦诚的,而不是说为了赚设计费,先答应下来,但到最后实施不了,达不到你的目标。

  对我们做服务业来说,最终的结果还是要检验给客户带来的价值,如果没有达到预期,就没有了口碑,同时这个项目也会进行的很困难。

  接下来给大家分享的就是在项目管理过程中的另一个三角理论,这个三角形的三边都代表:1、是向甲方提供什么内容;2、是在什么时间;3、投入多少的成本。

  这三个方面就决定了这个项目的质量,但是没有哪一个项目的时间是很充裕的,给你的钱是足够花的,对你的这个内容的要求是少的,这是不太可能的。作为项目经理或者管理者,质量时间成本这三样只能选两样,正因为如此,要能保证这个三角形最后不倒,我们每个项目管理者要怎么做呢?

  第一个要先固定一边,在三者中间选择一个?找到最基本的一个立足点,这也是建立在你前期的充分沟通的基础上;

  第二个,假如说质量是最重要的,但是可能会出现甲方检查出来有很多的错误或者问题,或者是达不到要求的时候,质量就成为你最要的考虑的因素了,不提前跟公司把这些东西沟通清楚的话,到最后,这个三角形可能你两边都保证不了。

  这时当你确定了两边之后,就要全力以赴的在第三个里面去投入了。这个项目如果时间就是唯一因素,那你该增加人员的,该增加成本的你肯定要增加成本,哪些内容砍掉那就应该砍掉,这个就是我们说的项目管理中的三角理论,把这个策划做好,项目应该就能够顺利推进。

  最后一个过程叫做总结阶段。说到总结阶段,大概基本上分成这四个环节:1、阶段性评审;2、是项目小结;3、资料归档;4、客户反馈。

  因为我们设计或者工程类的项目,时间战线非常长,包括中间有的时候会停工、改变方向等问题,所以阶段评审是为了让大家在今后工作中避免重复性犯错误。

  这一点是设计公司一个最头痛的问题,里面的原因主要是,一个是公司的机制,第二个就是我觉得还是设计师个人的因素,善于做总结的人不是特别多,就连愿意总结的人也不是特别多,是因为市场太好了,这个大家做业务都来不及,更别提去总结了。

  所以我觉得未来对每个设计公司想往产业链上下游延伸,最后都会有一个叫研发的过程,那么你的研发从哪里来?肯定是从你的这些项目积累,项目总结里面演变过来的。

  设计公司也做得不是特别好,因为团队协作的原因、人事上的变动、项目停工等原因,找一份资料,真的是难于上青天,所以做资料归档或者是项目小结,起到最好的一个作用就是一个知识管理,这样会避免很多人忘记了自己曾经做过什么项目、用过什么工艺等,解决了工作的效率问题;同时也为新来的员工提供了学习的资源,避免从头再来。

  很多设计公司也在做这件事情,问题是能不能把客户反馈这件事情当做是整个设计服务的很重要的一部分。开发一个新客户的成员远远高于维护一个老客户的成本,其中还不包括老客户能为你带来新客户。在服务甲方时,由于碍于面子,很多问题不能及时解决,对以后合作产生了极大地影响。

  今天主要跟大家讲的是沟通视角,毕竟项目管理最主要的就是跟人打交道,掌握沟通技巧,学会转化视角。

  答:我觉得两种处理,一种就是你和甲方达成一个协议,就是说在什么情况下他要通知你,就是你作为设计师,你要跟他讲清楚,哪些权限是可以修改的,或者是哪一些跟哪一些相关的,甲方是一定要通知到你的。

  第二个我觉得现在有很多工具很好,比如建微信群,所有沟通中涉及到跟方案,跟技术有关的,要在群里面说一下,站在客户的立场上帮他去解决问题,监理主要把关的是现场,当然他可以有一些建议,这样做可能更省一点钱。权责在项目开始时就要明确,这个很重要。

  答:这个要讲几天也讲不透彻,要想更多的了解的话,可以上网学习,查一些相关的资料,或者参加我们dop的线下培训班,我们会有专门针对中级管理者的培训课程。

  答:这个是比较难的,总之就是保护好自己,第一就是保护好证据;第二就是通过一些技术手段;第三就是拒绝后续的服务;第四就是商务人员对接。

  答:碍于面子,你肯定不能当面说,私下跟客户来说,市场越来越专业后,甲方在挑选施工单位的时候可能也会征求一下设计师的意见。还有个办法就是,通常设计师会有他长期合作的施工方,给几家让客户去选择,作为设计师,你最终要达到的一个目的,就是要保证最终的一个交付品质。

  8、请问以后纯设计是不是风格越来越细?是否需要进行自己公司的风格的定性设计?

  10、甲方提出不合理的要求怎么办,例如约定好10月交底,突然提前一个月,怎么办?

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